Read this post in: de_DEen_USes_ESfr_FRhi_INid_IDjapl_PLpt_PTru_RUzh_CNzh_TW

Tạo kế hoạch bên liên quan chuyên nghiệp trong vài phút với AI

Create a professional stakeholder management plan in minutes with AI. Learn how Visual Paradigm's tool guides you through 7 steps for project success.

Feature note: The feature introduced in this article

Hãy tưởng tượng bạn là một quản lý dự án được giao nhiệm vụ một sáng kiến quan trọng: hiện đại hóa hệ thống CRM của công ty bạn. Bạn biết rằng thành công của dự án này phụ thuộc vào việc quản lý một mạng lưới phức tạp gồm các bên liên quan nội bộ và bên ngoài. Nhưng bạn bắt đầu từ đâu? Quy trình truyền thống tốn thời gian, dễ bỏ sót và thường không ghi nhận được những động thái tinh tế trong sự tham gia của con người. Nếu bạn có thể tạo ra một kế hoạch quản lý bên liên quan toàn diện, chuyên nghiệp chỉ trong vài phút thay vì vài tuần thì sao? Công cụ Công cụ Quản lý Bên liên quan được hỗ trợ bởi AI từ Visual Paradigm làm chính xác điều đó, biến một nhiệm vụ đáng sợ thành một quy trình trơn tru và thông minh. Công cụ này dẫn dắt bạn qua quy trình 7 bước, từ xác định dự án đến tạo báo cáo cuối cùng hoàn chỉnh, tất cả đều được hỗ trợ bởi AI. Hãy cùng đi qua cách nó hoạt động, bằng một ví dụ thực tế về một dự án hiện đại hóa CRM doanh nghiệp.

Tóm tắt nhanh:

  • Công cụ Quản lý Bên liên quan được hỗ trợ bởi AI của Visual Paradigm giúp bạn tạo ra một kế hoạch bên liên quan đầy đủ trong 7 bước được hướng dẫn.
  • Bắt đầu bằng cách xác định dự án của bạn (tên, mục tiêu, người quản lý) và để AI tạo bản nháp đầu tiên.
  • Tinh chỉnh các đề xuất của AI về việc xác định bên liên quan, phân tích và chiến lược tham gia.
  • Theo dõi tất cả các tương tác và rủi ro trong một hệ thống có cấu trúc, tập trung.
  • Tạo báo cáo cuối cùng chuyên nghiệp để chia sẻ với đội nhóm và ban lãnh đạo.

Bước 1: Xác định Dự án của bạn bằng AI

Mọi dự án lớn đều bắt đầu bằng một tầm nhìn rõ ràng. Bước đầu tiên trong công cụ Visual Paradigm là cung cấp bối cảnh thiết yếu.Bước 1: Tổng quan Dự ánlà nơi bạn xác định tên dự án, mục tiêu và người quản lý. Công cụ đủ thông minh để hiểu được ý nghĩa của thông tin này. Trong ví dụ của chúng tôi, dự án có tên là “Hiện đại hóa CRM doanh nghiệp”, với mục tiêu thay thế hệ thống cũ bằng nền tảng dựa trên đám mây nhằm cải thiện khả năng hiển thị dữ liệu khách hàng và hợp tác. Dữ liệu đầu vào ban đầu là rất quan trọng vì nó tạo nền tảng để AI đưa ra các đề xuất phù hợp và mang tính bối cảnh. Sau khi bạn nhập các thông tin này, bạn có thể nhấp vào nút “Tạo bằng AI”. Hành động này là khoảnh khắc kỳ diệu, khi AI phân tích phạm vi dự án và bắt đầu điền thông tin vào các bước tiếp theo với các tên bên liên quan hợp lý, các rủi ro tiềm tàng và ý tưởng ban đầu về tham gia. Nó giống như có một quản lý dự án giàu kinh nghiệm ngay lập tức soạn thảo bản nháp đầu tiên cho chiến lược của bạn.

This is the screenshot of Visual Paradigm's AI-Powered Stakeholder Management Tool. It is now at AI generation screen, where This is the screenshot of Visual Paradigm's AI-Powered Stakeholder Management Tool. The initial data is generated by AI and i

Bước 2: Xác định Các Bên Liên quan

Bây giờ khi AI đã có nền tảng, nó chuyển sang bước tiếp theo hợp lý: xác định ai cần tham gia.Bước 2: Xác định Bên liên quangiới thiệu cho bạn một bảng động nơi bạn có thể liệt kê tất cả cá nhân và nhóm bị ảnh hưởng hoặc ảnh hưởng đến dự án của bạn. AI, sau khi phân tích mục tiêu dự án, thường sẽ đề xuất các bên liên quan chính. Trong dự án CRM của chúng tôi, nó có thể xác định CFO, Trưởng phòng Bán hàng, Giám đốc CNTT và Quản lý Hỗ trợ Khách hàng. Bạn có thể dễ dàng thêm, chỉnh sửa hoặc xóa các mục. Công cụ cũng cho phép bạn thêm phần “Ghi chú” cho từng bên liên quan, nơi bạn có thể ghi lại những lo ngại cụ thể, chẳng hạn như nỗi lo về thời gian ngừng hoạt động và chi phí của CFO, hoặc nhu cầu đào tạo và truy cập sớm của Trưởng phòng Bán hàng. Cách tiếp cận có cấu trúc này đảm bảo không ai bị bỏ sót và cung cấp một danh sách rõ ràng, tập trung về tất cả các nhân tố then chốt.

This is the screenshot of Visual Paradigm's AI-Powered Stakeholder Management Tool. It is now at step 2 - Professional online

Bước 3: Phân tích Quyền lực và Lợi ích

Không phải tất cả các bên liên quan nào cũng có giá trị như nhau. Bước tiếp theo, Bước 3: Phân tích Bên liên quan, là nơi bạn phân loại các bên liên quan dựa trên quyền lực và mức độ quan tâm của họ. Đây là giai đoạn then chốt trong quản lý bên liên quan. AI thường sẽ gán mức độ ban đầu là “Cao” hoặc “Thấp” cho cả quyền lực và mức độ quan tâm, mà bạn có thể sau đó điều chỉnh. Ví dụ, CFO và Trưởng phòng Bán hàng có thể được phân loại là “Quyền lực Cao, Quan tâm Cao”, nghĩa là họ rất quan trọng đối với thành công của dự án và cần được quản lý sát sao. Giám đốc CNTT cũng có thể là “Quyền lực Cao, Quan tâm Cao” do trách nhiệm kỹ thuật của họ. Quản lý Hỗ trợ Khách hàng có thể là “Quan tâm Cao, Quyền lực Thấp”, nghĩa là họ bị ảnh hưởng sâu sắc nhưng ít ảnh hưởng hơn. Công cụ sau đó đề xuất chiến lược tham gia cho từng nhóm, chẳng hạn như “Quản lý sát sao” đối với các bên liên quan có quyền lực và quan tâm cao, hoặc “Giữ hài lòng” đối với các bên liên quan có quan tâm cao nhưng quyền lực thấp. Phân tích này giúp bạn ưu tiên nỗ lực và điều chỉnh thông điệp truyền thông.

This is the screenshot of Visual Paradigm's AI-Powered Stakeholder Management Tool. It is now at step 3 - Professional online

Bước 4: Phát triển Kế hoạch Tham gia và Kế hoạch Rủi ro

Sau khi đã phân loại các bên liên quan, đến lúc lên kế hoạch cách bạn sẽ tham gia với họ.Bước 4: Kế hoạch Tham gia Bên liên quanđược chia thành hai phần. Trước hết, phần “Kế hoạch Truyền thông” cho phép bạn xác định chiến lược truyền thông cụ thể cho từng bên liên quan. Bạn có thể đặt mục tiêu, phương thức truyền thông (ví dụ: đánh giá cấp cao định kỳ quý), tần suất (ví dụ: mỗi 3 tháng) và người chịu trách nhiệm. AI sẽ đề xuất các yếu tố này, mà bạn có thể tùy chỉnh sau. Thứ hai, phần “Giảm thiểu Rủi ro” giúp bạn dự đoán và lên kế hoạch cho các vấn đề tiềm tàng. Đối với CFO, AI có thể đánh dấu “vượt ngân sách do chi phí di chuyển không lường trước” và đề xuất thiết lập quy trình kiểm soát thay đổi rõ ràng. Đối với đội nhóm Bán hàng, nó có thể xác định “sự phản đối giao diện CRM mới” và đề xuất cung cấp truy cập sớm và đào tạo thực hành. Cách tiếp cận chủ động này giúp bạn giảm thiểu rủi ro trước khi chúng trở thành vấn đề.

This is the screenshot of Visual Paradigm's AI-Powered Stakeholder Management Tool. It is now at the upper part of step 4 - PThis is the screenshot of Visual Paradigm's AI-Powered Stakeholder Management Tool. It is now at the lower part of step 4 - P

Bước 5: Theo dõi Thực hiện và Tương tác

Lên kế hoạch chỉ là một nửa cuộc chiến; thực hiện mới là nơi công việc thực sự diễn ra.Bước 5: Thực hiện tham gialà một nhật ký nơi bạn ghi chép mọi tương tác với các bên liên quan của mình. Bạn có thể ghi lại ngày tháng, bên liên quan tham gia, hành động đã thực hiện (ví dụ: “Tổ chức một buổi họp để xem xét và tối ưu hóa”), kết quả đạt được và các bước tiếp theo. Đây là một tính năng mạnh mẽ nhằm đảm bảo trách nhiệm và minh bạch. Nó giúp bạn theo dõi tiến độ các nỗ lực tham gia và đảm bảo rằng không tương tác nào bị bỏ sót. Ví dụ, bạn có thể ghi lại rằng mình đã tổ chức một buổi họp với Trưởng phòng Bán hàng để xác nhận rằng 90% các quy trình then chốt đã được bảo tồn, sau đó lên lịch một buổi đào tạo cho đội ngũ bán hàng. Việc ghi chép liên tục này vô cùng quý giá cho báo cáo dự án và giúp hiểu rõ hiệu quả của các chiến lược của bạn.

This is the screenshot of Visual Paradigm's AI-Powered Stakeholder Management Tool. It is now at step 5 - Professional online

Bước 6: Xác định vai trò bằng ma trận RACI

Đối với các dự án phức tạp, việc xác định rõ vai trò và trách nhiệm là điều cần thiết.Bước 6: Phụ lụccung cấp không gian để xác định các vai trò này thông qua ma trận RACI (Người chịu trách nhiệm, Người chịu trách nhiệm chính, Người được tham vấn, Người được thông báo). Đây là nơi bạn phân công các nhiệm vụ cụ thể cho từng cá nhân hoặc nhóm. Ví dụ, bạn có thể giao nhiệm vụ “Chuyển đổi dữ liệu khách hàng” cho Marcus Evans (Người chịu trách nhiệm), với James Reed (Người chịu trách nhiệm chính) giám sát quá trình. Điều này giúp tránh nhầm lẫn và đảm bảo rằng mọi người đều biết vai trò của mình trong thành công của dự án. Bảng động của công cụ giúp việc thêm và quản lý các mục này trở nên dễ dàng.

This is the screenshot of Visual Paradigm's AI-Powered Stakeholder Management Tool. It is now at step 6 - Professional online

Bước 7: Tạo báo cáo cuối cùng của bạn

Bước cuối cùng,Bước 7: Báo cáo cuối cùnglà nơi tất cả nỗ lực của bạn được tập hợp lại. Công cụ tổng hợp tất cả thông tin bạn đã nhập trong sáu bước trước đó thành một tài liệu chuyên nghiệp duy nhất. Bạn có thể xem lại toàn bộ kế hoạch quản lý bên liên quan, từ việc xác định ban đầu đến các chiến lược tham gia chi tiết và các kế hoạch giảm thiểu rủi ro. Báo cáo này sẵn sàng để in ấn hoặc lưu dưới dạng PDF, rất phù hợp để chia sẻ với đội nhóm, nhà tài trợ hoặc cấp lãnh đạo. Đây là bản tóm tắt toàn diện, dựa trên bằng chứng, thể hiện cách tiếp cận cẩn trọng của bạn trong quản lý bên liên quan. Khả năng tạo báo cáo này chỉ bằng một cú nhấp chuột là một bước ngoặt đối với các nhà quản lý dự án cần truyền đạt chiến lược của mình một cách hiệu quả.

This is the screenshot of Visual Paradigm's AI-Powered Stakeholder Management Tool. It is now at step 7. A report is produced

Với Công cụ Quản lý Bên liên quan được tích hợp AI, bạn có thể biến công việc phức tạp và thường gây áp lực trong quản lý bên liên quan thành một quy trình đơn giản, có cấu trúc và hiệu quả. Bằng cách tuân theo hướng dẫn 7 bước, bạn có thể tạo ra một kế hoạch toàn diện giúp giảm thiểu rủi ro, tăng sự đồng thuận và cải thiện đáng kể khả năng thành công của dự án. AI sẽ đảm nhận phần công việc nặng nhọc trong việc tạo bản nháp ban đầu, trong khi bạn – người chuyên gia – cung cấp những nhận định nhân văn quan trọng để tinh chỉnh và xác nhận kế hoạch. Đây là sự kết hợp hoàn hảo giữa công nghệ và chuyên môn con người.

Sẵn sàng làm chủ quản lý bên liên quan? Hãy thửCông cụ Quản lý Bên liên quan được tích hợp AIngay hôm nay.Bắt đầu dùng thử miễn phí ngay hôm nay.

Các liên kết liên quan